Tipps und Tricks zur Adressbereinigung mit Excel

Das sagen unsere
Kunden zum Adress-Reiniger

“Wir setzen den Adress-Reiniger zur Adressbereinigung ein, weil er schnell und effektiv arbeitet und wir dadurch eine Menge Zeit und Geld sparen.” Stefan Quell, Sanitär Quell - Der Armaturenprofi GmbH, 36041 Fulda

Tipp 1: Namen zusammenfassen

In gekauften oder von Adress-CDs generierten Adressbeständen steht der Name oft in zwei oder noch mehr Spalten. Mit der Funktion "2 in 1" können Sie bei der Adressbereinigung zwei Spalten zusammenführen.

Nutzen Sie die Funktion, um dem Adress-Reiniger detailliertere Informationen zu geben, falls diese in Ihren Adressen vorhanden sind. Falls Sie in Ihrem "Adress-Bestand" keine Felder zusammenführen möchten/dürfen, so fügen Sie doch einfach ein neues Feld mit dem "doppelten Inhalt" hinzu.

Tipp 2: Adressbereinigung für Telefon- und Faxnummern

Einige von CD generierte Adressen führen die Fax-Nummer im Feld Telefonnummer. In einem separaten Feld wird dann die Information bereitgestellt, ob es sich um eine Telefon-Nr. oder eine Fax-Nr. handelt. Nutzen Sie die Funktion "Fax-Einsort", um diese Information im Rahmen einer Adressbereinigung in ein separates Feld einzusortieren.

Fügen Sie verschiedene Adress-Bestände zusammen, so kann es vorkommen, dass der eine Bestand die Vorwahl in einer separaten Spalte aufweist und der andere Bestand die Vorwahl in der Spalte "Telefon" vor der Telefonnummer mit sich führt. Die Funktion "Splitt" splittet die Spalte in "Vorwahl" und "Telefon" auf. Gleiches gilt für Spalte "Vorwahl" (Telefon steht mit Vorwahl in dieser Spalte), "Fax", "PLZ" (PLZ+Ort) und "Ort" (PLZ+Ort).

Tipp 3: Excel und die führende Null

Einige deutsche Postleitzahlen beginnen mit einer Null. Diese können beim Kopieren in einer Excel-Tabelle verloren gehen. Die Funktion "Ost-PLZ mit 0" fügt diese wieder an.

Tipp 4: Nicht mailingfähige Adressen bereinigen

Enthalten Ihre Adressen nicht mailingfähige PLZ (z.B. keine PLZ oder PLZ mit Inhalt "89…"), dann können Sie diese Adressen mit der Funktion "PLZ-Ex" bereinigen.

Gleiches gilt für nicht mailingfähige Adressen ohne Straßen-Namen oder mit Straßen-Namen die nur 4 Zeichen aufweisen. Diese Adressen entfernen Sie mit der Funktion " Strasse-Ex".

Tipp 5: Adressbereinigung anhand von Stichworten

Manche Adressen verraten sich durch den Namen als uninteressant für ein Mailing. Möchte zum Beispiel ein Autohändler ein Mailing an potentielle Interessenten schicken, sind Adressen mit Namen wie "Autohaus Müller" uninteressant.

Unter "Optionen" können Sie bis zu zehn Stichworte - in unserem Beispiel u.a. "Autohaus" - eingeben. Dann starten Sie die Adressbereinigung in Form der Funktion "Begriff-Ex". Diese verschiebt alle Adressen, die eines dieser Stichworte im Namen enthalten, in das Tabellenblatt Container.

Zur Übersicht aller Tipps