So gehen Sie an die Adressbereinigung heran

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So geht's:
Makro-Sicherheit in Excel

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Excel einstellen müssen, damit der Adress-Reiniger funktioniert.

Das sagen unsere
Kunden zum Adress-Reiniger

“100.000 Datensätze in der Woche, nur 5 Minuten im Abgleich und ab in die Telefonie. Daten splitten oder zusammenfügen, alles kein Problem. Super schnell, super einfach mit dem Adress-Reiniger!” Tobias Pfeuffer, Projektleitung, Whitesheep Marketing GmbH & Co. KG, 90489 Nürnberg,

Adressen zu bereinigen ist eine komplexe Aufgabe. Sie haben drei Möglichkeiten:

  1. Handarbeit: Ein sicherlich gut gemeinter Versuch. Aber bei mehr als hundert Adressen befriedigt dieser Ansatz weder wirtschaftlich noch qualitativ.
  2. Komplexe Spezial-Software: Diese Programme greifen auf Datenbanken zurück, in denen alle Straßen und Orte eines Landes verzeichnet sind. Sie basieren auf Fuzzy-Logic und aufwendigen Algorithmen. All das hat seinen Preis - und der ist knackig.
  3. Unser Adress-Reiniger: Kein Spezialprogramm, sondern eine Sammlung cleverer Zusatzfunktionen für das weit verbreitete Microsoft Excel. Maximaler Effekt, minimaler Preis.

Einzige Voraussetzung: Sie müssen Ihre Adressen in einer XLS- oder CSV-Datei speichern können. Das geht eigentlich immer, ganz gleich ob der zu reinigende Adressbestand nun aus einer dbase oder SQL-Datenbank, von einer Adress-CD oder aus der Faktura stammt.

Sie werden erstaunt sein, wie viele doppelte Adressen Sie mit Adress-Reiniger in Ihren Adress-Beständen finden werden. Probieren Sie einfach in Ruhe aus, welche der Reinigungs-Funktionen optimal für Ihren Adressbestand sind. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Darüber hinaus kann Adress-Reiniger auch Telefon-Nummer und Fax-Nummer zur Dublettensuche heranziehen. Nennen Sie diese Spalten bitte "Telefon" bzw. "Fax". Stehen Vorwahl und Nummer in zwei Spalten, heißen diese "Vorwahl" und "Telefon".

Schritt 1: Die richtigen Spalten-Bezeichnung

Adress-Reiniger erwartet, dass Ihre Adressliste in die Spalten "Name", "Straße", "PLZ" und "Ort" unterteilt ist. Achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften genau dieser Schreibweise entsprechen. Ändern Sie die Spaltenbezeichnungen, falls diese anders lauten sollten. Falls dem Adress-Reiniger Ihre Vorgaben nicht eindeutig sind, wird er Ihnen dies im Klartext mitteilen. Sie können also nichts falsch machen.

Schritt 2: Mehrere Ansprechpartner in einer Firma

Die Pflicht-Spalten "Name", "Straße", "PLZ" und "Ort" reichen nicht aus, wenn Sie unterschiedliche Ansprechpartner in einer Firma verwalten. Auf dieser Basis würde die Firmenanschrift nach der Reinigung nur noch ein einziges Mal in der Adressliste stehen. Deshalb kann Adress-Reiniger eine weitere Spalte bei der Dublettensuche berücksichtigen - und die heißt "Ansprechpartner".

Schritt 3: Groß- und Kleinschreibung sowie Trennzeichen

Groß-/ Kleinschreibung spielt für den Adress-Reiniger keine Rolle. Was die Trennzeichen anbetrifft, so ist der Adress-Reiniger sehr flexibel. Er verarbeitet Minuszeichen und Pluszeichen, runde und eckige Klammern, Doppelpunkte, Anführungszeichen und Apostrophe, Leerzeichen und Semikola. Sie sollten in einem Bestand einheitliche Trennzeichen verwenden. Um diese anzugleichen können Sie die Excel-Funktion "Suchen/Ersetzen" verwenden.

Schritt 4: Die eigentliche Dublettensuche

Nehmen Sie einen "relativ" großen Adress-Bestand und probieren Sie den Adress-Reiniger einfach aus. Für die Dublettensuche stehen Ihnen drei verschiedene Funktionen zur Verfügung.

1) Dubl-Name sucht in den Spalten Name, Straße und PLZ.

  1. "Suche nach Name-Straße-PLZ": Genauigkeit nahezu bei 100%
  2. "Suche nach Name-PLZ": hohe Genauigkeit
  3. "Suche nach PLZ-Straße": normale Genauigkeit (etwa 66%)
  4. "Suche nach PLZ-Name": hohe Genauigkeit

2) Dubl-TelFax sucht in den Spalten Vorwahl, Telefon und Fax, soweit diese vorhanden sind. Die Funktion erkennt Dubletten mit hoher Genauigkeit, es sei denn, dass ein Eingabe-Fehler bei der Adresserfassung vorliegt.

3) Dubl-PostBox erkennt Dubletten die einmal unter Straße und einmal unter Postfach in Ihrem Bestand geführt werden. Sie arbeitet üblicherweise mit einer Genauigkeit von etwa 66 Prozent. Wir raten Ihnen, das Ergebnis zu überprüfen.

Schauen Sie sich das Ergebnis der Adressbereinigung auf dem Tabellenblatt "Container" an, denn dorthin verschiebt Adress-Reiniger die doppelten Adressen. Beachten Sie dazu auch Tipp Nummer 5.

Unter "Optionen" können Sie genau vorgeben, welche Reinigungsfunktion(en) Sie verwenden möchten. Um die individuelle Reinigung aufzurufen, klicken Sie auf "Spezial".

Schritt 5: Nach der Dublettensuche

Kontrollieren Sie, welche Adressen Adress-Reiniger entfernt hat. Diese finden Sie auf dem Tabellenblatt "Container". Zur Unterstützung finden Sie hier auch immer noch mal die im Adressbestand belassene Adresse, erkennbar an der grauen Unterlegung.

Möchten Sie eine Adresse in Ihren Adress-Bestand zurückschreiben, klicken Sie entweder die weiße oder die graue Adresse an - welche genau, ist egal. Dann klicken Sie auf "Adr-Zurück" und die Adresse wird in den Adressbestand zurückgeschrieben.