So funktioniert der Adress-Reiniger

Adress-Reiniger im Video

Haben Sie zwei Minuten Zeit? In einem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie der Adress-Reiniger funktioniert.

Das sagen unsere
Kunden zum Adress-Reiniger

“Wir mussten 1.500 neue Adressen mit rund 10.000 veralteten Adressen abgleichen. Mit dem Adress-Reiniger war dies ein Kinderspiel innerhalb von 15 Minuten (…) Die Software war eine Riesenhilfe und sparte uns viel mühsame Handarbeit ein.” Beat Weber, Chic-Management AG, CH-4665 Oftringen,

Der Adress-Reiniger ist ein Excel Add-In. Das bedeutet, dass er sich in Form zusätzlicher Symbolleisten ("Knöpfe") in Excel bemerkbar macht. Über diese rufen Sie die Funktionen des Adress-Reinigers zur Entfernung doppelter Adressen auf.

Alles, was der Adress-Reiniger in Ihrer Excel-Adressliste erwartet, sind die Spalten Name, Straße, PLZ und Ort. Zusätzlich können Sie die ggf. vorhandenen Spalten Ansprechpartner, Vorwahl, Telefon und Fax in die Dublettensuche mit einbeziehen.

Nichts geht verloren! Alle von Adress-Reiniger entfernten, doppelten Adressen landen in einem neuen Tabellen-Blatt. So können Sie die Arbeit des Adress-Reinigers bei Bedarf kontrollieren.

Alle Funktionen auf einen Blick

  • Doppelte Adressen finden (auch: "Hauptstr. 9" und "Hauptstraße 9")
  • Selber Empfänger, aber einmal mit Postfach, einmal mit Straße
  • erkennt mehrere Ansprechpartner unter der selben Adresse (anhand von Name, Telefon und Fax)
  • Sortiert nicht mailingfähige Adressen aus
  • Adressen anhand von frei definierbaren Stichworten entfernen (z.B. "Vertrieb", "Handel" oder "Schule")
  • PLZ-Funktionen wie: PLZ mit nur 3 Stellen oder 4 Stellen aussortieren, PLZ formatieren …
  • kombinierte Infos wie "PLZ/Ort", "Vorwahl/Telefon" und "Vorwahl/Fax" in separate Spalten aufteilen
  • Fax-Nr. von mit Telefon-CDs generierten Adressen in die Spalte Fax einsortieren
  • Zwei Adress-Dateien abgleichen: Alle in Datei B vorkommenden Adressen aus Datei A entfernen, nützlich z.B. um neue Adressen in bestehende Adressbestände einzuspielen oder um Robinson-Adressen zu entfernen. Funktioniert auch mit E-Mail-Adressen.
  • Zwei beliebige Felder in einem Feld zusammenführen
  • Das Namensfeld nach z.B. 30 Zeichen abschneiden und die verbleibenden Zeichen in ein neues Feld einfügen
  • Doppelte E-Mail-Adressen entfernen
  • E-Mail-Adressen nach Länderkennung (".de", ".com" etc.) sortieren
  • E-Mail-Adressen auf korrekte Syntax prüfen

Detailliertere Beschreibung der Einzelfunktionen zur Dubletten-Suche

Dubletten-Suche nach Name, Straße, PLZ und Ort

Hier sucht der Adress-Reiniger anhand der Adresse nach Dubletten. Ein eventuell vorhandenes Feld "Ansprechpartner" wird berücksichtigt. So können Sie verhindern, dass Adressen mehrerer Ansprechpartner in der selben Firma als Dubletten erkannt werden.

Dubletten-Suche nach Postfach/Straße

Diese Funktion findet Dubletten, bei denen eine Adresse einen Straßeneintrag hat und die andere mit Postfach angegeben ist.

Dubletten-Suche nach Telefon- und Fax-Nummer

Telefon und Fax-Nummer sind ebenfalls eindeutige Kennzeichen, um nach Dubletten zu suchen. Bei dieser Funktion zieht der Adress-Reiniger diese Informationen zur Dubletten-Suche heran.

Abgleich von zwei Adresslisten (auch für E-Mails)

Mit dieser Funktion können Sie einen Robinson-Abgleich vornehmen oder neue Adressen in Ihre bereits vorhandenen Adressbestände dublettenfrei einspielen. Das funktioniert nicht nur mit konventionellen Anschriften, sondern (als Zusatzfunktion) auch mit E-Mail-Adressen (Spalten-Bezeichnung: "E-Mail").

Beim Robinson-Abgleich werden alle in Datei B vorkommenden Adressen aus Datei A entfernt. Die Duplikate können zur Weiterverarbeitung in eine separate Tabelle geschrieben werden.

Die maximale Anzahl der Adressen in den Dateien A und B liegt je nach erworbener Lizenz bei 32.000, 64.000 bzw. 128.000 Stück.

Adressen anhand von Stichworten entfernen

Die Funktion durchsucht das Feld "Name" aller Adressen nach bis zu zehn von Ihnen vorgegebenen Begriffen. Adressen, in denen einer der Suchbegriffe vorkommt, werden in das Tabellen-Blatt "Container" verschoben.

Beispiel: Einer der 10 zu definierenden Begriffen ist "Schule". In dem Feld "Name" wird eine Adresse mit dem Eintrag "Fachhochschule Paderborn" gefunden. Da in diesem Eintrag der Begriff "Schule" vorkommt, wird die Adresse entfernt und in den Container geschrieben.

Adressen mit falschen Straßen-Bezeichnung entfernen

Die Funktion prüft die Adressen auf logische Einträge in der Spalte "Straße". Unplausible Adressen werden in das Tabellen-Blatt "Container" verschoben.

Adressen mit falschen Postleitzahlen entfernen

Mit dieser Funktion werden die Adressen nach falschen PLZ untersucht, wie sie zum Beispiel von einer Klicktel-CD stammen können ("789..", "7…."). Entsprechende Adressen werden in das Tabellen-Blatt "Container" verschoben.

Vierstellige PLZ mit vorlaufender 0 versehen

Excel hat ein kleines Problem mit vorlaufenden Nullen. Beim Kopieren einer PLZ "01234" kann die vorlaufende 0 schon mal verschwinden. Der Adress-Reiniger prüft alle Postleitzahlen nach der Anzahl der Zeichen und fügt fehlende, führende Nullen wieder ein.

Fax-Nummer in separate Spalte einsortieren

Diese Funktion bereinigt Adress-Listen, die von Adress- oder Telekommunikations-CDs stammen. Bei diesen Beständen stehen Telefon- und Fax-Nummern oft in der selben Spalte und sind in einer weiteren Spalte (z.B. "TelZusatz") als Telefon- bzw. Fax-Nummer gekennzeichnet.

Die Funktion verschiebt die Fax-Nummer in die separate Spalte "Fax". Duplikate (gleiche Adresse, je einmal mit Telefon- und Fax-Nummer) werden automatisch zusammengefasst.

Spalte nach Inhalt splitten

Mit dieser Funktion ist es möglich, den Inhalt einer Spalte auf zwei Spalten zu verteilen. Wenn zum Beispiel in der Spalte "Vorwahl" die komplette Telefon-Nummer steht, verschiebt diese Funktion die Rufnummer in die Spalte "Telefon" und belässt nur die Vorwahl in der Spalte "Vorwahl". Unterstützt werden neben "Vorwahl nach Vorwahl / Telefon" auch "Telefon nach Vorwahl / Telefon", "Fax nach Vorwahl / Fax", "PLZ nach PLZ / Ort" und "Ort nach PLZ / Ort".

Namensfeld nach Länge splitten (Zusatzfunktion)

Wenn das Namensfeld aus zu vielen Zeichen besteht und damit in der Adresse der Name zu lang ausgedruckt wird, so können Sie mit der Funktion die Zeichen nach einer vorgebbaren Anzahl von Zeichen abschneiden. Die abgeschnittenen Zeichen werden in eine separate Spalte geschrieben und können weiterverarbeitet oder einfach ignoriert werden. Auch können z.B. Vorname / Name, die sich in einer Spalte befinden in zwei Spalten aufgeteilt werden.

Spalten zusammenführen

Mit dieser Funktion können Sie zwei Spalten in einer Spalte zusammenführen. Oft sind die Namens-Bezeichnungen von Firmen in zwei Spalten aufgeteilt. Eine Dublettensuche nur mit dem ersten Teil des Namens bringt unscharfe Ergebnisse. Mit dieser Funktion können Sie die Teilbezeichnungen zusammenführen.

Überprüfung der Übereinstimmung von Postleitzahl und Ort

Die Funktion dient der Überprüfung des Adress-Bestandes auf mögliche Erfassungsfehler der PLZ. Adress-Reiniger überprüft, ob die Postleitzahl zum Ort passt.

Dublettenabgleich bei E-Mail-Adressen (Zusatzfunktion)

E-Mail-Adressen (Spalten-Bezeichnung "Email") werden nach Dubletten durchsucht. Alle Dubletten werden in das neue Tabellen-Blatt "Container" geschrieben.

E-Mail-Adressen nach Länderkennung sortieren (Zusatzfunktion)

Die Funktion legt eine neue Spalte an und schreibt in diese die Länderkennung (z.B. ".de", ".com" und ".net").

E-Mail-Adressen in Domain und Vorlauf zerlegen (Zusatzfunktion)

Diese Funktion schreibt die E-Mail-Adressbestandteile links und rechts des "@"-Zeichens in separate Spalten.

E-Mail-Adressen auf korrekte Syntax prüfen (Zusatzfunktion)

Prüfen der Syntax nach den wichtigsten Kriterien. Ungültige E-Mail-Adressen werden in einem separaten Feld mit dem Hinweis "Error" gekennzeichnet.